Data: 4.07.2026

Copilot w programie Outlook - jak AI usprawnia pracę z mailami?

Poczta i kalendarz to często codzienne centrum pracy. Jednocześnie jest to miejsce, które najszybciej nas przytłacza.

Z pomocą przychodzi Microsoft 365 Copilot. Jest to asystent AI wbudowany w Outlooka. Potrafi on streszczać długie wątki, redagować i poprawiać wiadomości, ustalać priorytety w skrzynce oraz ustalać spotkania w kalendarzu.

Jak używać AI w programie MS Outlook?

Otwórz program Outlook i poszukaj ikony Copilot.

Ikona Copilot powinna być dostępna w dwóch miejscach:

• po lewej stronie w pasku nawigacyjnym - jest to przycisk otwierający panel Copilota jako osobną zakładkę w Outlooku. Kliknięcie go przenosi do pełnoekranowego asystenta Copilot, w którym można np. podsumowywać wiadomości, przeszukiwać maile
• po prawej stronie (na górnej wstążce) - jest to przycisk otwierający Copilota w formie panelu bocznego w kontekście aktualnie otwartego widoku np. skrzynki odbiorczej lub otwartego maila. Panel ten umożliwia np. podsumowanie konkretnej wiadomości lub konwersacji bez wychodzenia z widoku poczty. W niektórych wersjach MS Office ikona Copilot może być widoczna nie na górze na karcie, ale na dole po lewej stronie.

Po kliknięciu ikony Copilot na wstążce lub po lewej stronie na dole ekranu, rozwinie się panel zawierający:

• Okno czatu – pole, w którym wpisujesz pytania i polecenia dla asystenta Copilot i otrzymujesz odpowiedzi.
• Przełącznik źródła wiedzy: Praca/Internet – określa źródło informacji, z którego Copilot ma korzystać podczas generowania odpowiedzi:
  • Praca – Copilot bazuje na danych użytkownika (skrzynka e-mail, kalendarz, pliki w Microsoft 365, dokumenty firmowe), do których ma nadany dostęp
  • Internet – Copilot wykorzystuje ogólnodostępne informacje z sieci, podobnie jak w przypadku standardowego wyszukiwania w przeglądarce internetowej.
• Ikona Otwieranie nowego czatu i ustawienia.

Jeśli zakończysz rozmowę na dany temat i chcesz omawiać inne zagadnienie, utwórz nowy czat (nową konwersację). Unikniesz w ten sposób np. problemów pomieszania przez Copilot różnych wątków w generowaniu odpowiedzi.

Szczegółowe informacje na temat ustawień Copilot i czatu znajdziesz w artykule Jak używać Microsoft 365 Copilot.

Pisanie nowej wiadomości e-mail

Za pomocą asystenta Copilot możemy tworzyć nowe wiadomości oraz poprawiać istniejące maile.

Aby utworzyć nową wiadomość e-mail, będąc w programie Outlook:

• kliknij przycisk Nowa wiadomość

• kliknij opcję Pomóż mi napisać lub skrót klawiaturowy Alt+I lub kliknij ikonę Copilot na górze po prawej stronie okna, aby otworzyć asystenta Copilot

• Wpisz polecenie (prompt) np.

  Pomóż mi napisać wiadomość e-mail do Bono2. Napisz z prośbą o przesłanie danych sprzedażowych za ostatni miesiąc. Są mi potrzebne do 11 czerwca 2026, żeby przygotować raport.

• kliknij przycisk Enter na klawiaturze lub niebieską strzałkę po prawej stronie polecenia wpisanego w Copilot

  

W wyniku otrzymujemy:

• gotową wiadomość, w której automatycznie wstawiony jest adresat, tytuł wiadomości i treść wiadomości
• otwiera się po prawej stronie okno Copilot, w którym możemy wybrać z listy proponowane przez Copilot polecenia dodatkowe lub wpisać swoje własne polecenie.

W przykładzie wpisujemy poniższy prompt i klikamy Enter na klawiaturze lub niebieską strzałkę po prawej stronie prompta.

Dodaj zdanie, że w razie opóźnienia proszę o wcześniejszą informację.

W wyniku otrzymujemy propozycję odpowiedzi:

• jeśli akceptujesz odpowiedź, kliknij przycisk Zamień
• jeśli chcesz wprowadzić kolejne zmiany w wiadomości, wpisz polecenie po prawej stronie do okna czatu Copilot

Poprawianie istniejącej wiadomości

Copilot w Outlooku umożliwia dopracowanie wiadomości bez przepisywania jej od zera.

Możemy np. wskazać, że wiadomość powinna być:

• bardziej formalna - przydatne, gdy piszemy do klienta lub przełożonego
• bardziej swobodna - gdy wiadomość trafia do kolegi z zespołu
• krótsza - jeśli chcemy przekazać tylko najważniejsze informacje
• bardziej entuzjastyczna lub stonowana w zależności od kontekstu rozmowy.

Aby zmodyfikować gotową wiadomość zaznacz ją i kliknij ikonę Copilot.

Wiadomość możesz zmodyfikować następującymi sposobami:

• wybierając polecenie spośród sugerowanych

  

• pisząc własne polecenie. Po napisaniu polecenia kliknij Enter lub niebieską strzałkę, aby wysłać polecenie do Copilot.

  

Po wysłaniu polecenia otrzymasz odpowiedź Copilot z propozycją zmiany:

Propozycję zmiany od Copilot możesz:

• zaakceptować i zmienić istniejącą treść maila na nową
• zaakceptować i wstawić propozycję poniżej istniejącej wiadomości
• odrzucić
• ponownie zmodyfikować wpisując kolejne polecenie dla Copilot

Podsumowanie wiadomości e-mail

Funkcja podsumowań w Copilocie pozwala szybko zorientować się w treści długiej wiadomości lub całego wątku bez konieczności czytania każdego akapitu.

Aby zrobić podsumowanie konkretnej wiadomości

• otwórz wiadomość
• kliknij opcję Podsumuj tę wiadomość e-mail lub kliknij ikonę Copilot

Po prawej stronie otworzy się okno Copilot czat, w którym:

• będzie podsumowanie oryginalnej wiadomości
• okno czatu

W oknie czatu możesz zadawać dodatkowe pytania i np. poprosić o:

• ponowne streszczenie wiadomości
• odczytanie z wiadomości tylko zadań, które dotyczą Ciebie
• przetłumaczenie wiadomości na inny język
• wypisanie kluczowych dat i terminów wspomnianych w wiadomości
• wskazanie, kto za co odpowiada, jeśli w wątku bierze udział kilka osób
• napisanie krótkiej odpowiedzi na podstawie treści wiadomości
• wyjaśnienie niejasnego fragmentu lub żargonu technicznego użytego w mailu
• porównanie tej wiadomości z poprzednią w wątku np. co się zmieniło w stosunku do wcześniejszej propozycji
• wypisanie pytań, na które należy nadawcy odpowiedzieć
• sprawdzenie tonu wiadomości np. czy brzmi grzecznie
• przygotowanie do rozmowy na podstawie maila.

Używając Copilot możemy odczytać z maila konkretne informacje, których ręcznie szukalibyśmy znacznie dłużej.

Wyszukiwanie maili za pomocą Copilot

Wyszukiwanie wiadomości w Outlooku nie musi ograniczać się do dokładnych słów kluczowych czy filtrów.

Copilot pozwala formułować zapytania w języku naturalnym, podobnie jak w rozmowie. Ułatwia to odnalezienie konkretnej wiadomości, gdy nie pamiętamy dokładnej treści, tematu czy nazwiska nadawcy.

Aby przeszukiwać maile:

• kliknij w Outlook ikonę Copilot
• wpisz polecenie
• kliknij Enter na klawiaturze lub niebieską strzałkę w oknie Copilot.

Przykładowe polecenia:

• pokaż maile od Marka Nowaka z zeszłego tygodnia dotyczące budżetu
• znajdź wiadomość, w której firma Astro pyta o termin wdrożenia
• wyszukaj e-maile z załącznikami od działu HR z tego miesiąca
• wyszukaj e-maile z Akademii Avendi dotyczące faktur i podsumuj kwoty faktur
• które nieprzeczytane wiadomości są najważniejsze? Podsumuj je i ustal kolejność, w jakiej należy na nie odpowiedzieć.

Odwoływanie się z Outlooka do innych dokumentów

W menu Copilota w Outlooku dostępne są trzy opcje, które umożliwiają odwoływanie się do dokumentów:

• Dodaj zawartość służbową - Copilot automatycznie podsuwa dopasowane treści np. pliki Word, Excel, PowerPoint, spotkania, czaty Teams. Lista podpowiadanych plików dopasowuje się dynamicznie do wpisywanego tekstu np. podanie nazwiska danej osoby przywoła powiązane z nią maile i pliki. Nie masz możliwości decydowania, które pliki będą pojawiać się w podpowiedziach.

• Dołączanie plików z chmury - otwierasz przeglądarkę plików OneDrive/SharePoint, w której samodzielnie wskazujesz dokumenty do dołączenia

• Przekaż obrazy i pliki to dołączenie pliku lub zdjęcia z lokalnego dysku komputera. Wybrany plik jest wysyłany do Copilota (kopia trafia do OneDrive dla firm).

Aby dołączyć plik z komputera:

• otwórz Copilot i kliknij znak plus (+)
• zaznacz plik, który chcesz załączyć
• kliknij przycisk Otwórz

Po załączeniu pliku możesz na czacie Copilot zadawać pytania o dane znajdujące się w tym pliku.

W przykładzie:

• załączamy plik o nazwie AI_zadania_analiza.xlsx
• prosimy Copilot o przygotowanie maila, w którym będą ceny produktów z arkusza Cennik

Po dołączeniu pliku Copilot może na jego podstawie m.in.:

• napisać e-mail streszczający kluczowe informacje z dokumentu
• odpowiedzieć na pytania klienta odwołujące się do konkretnej specyfikacji
• przygotować podsumowanie dla zespołu na podstawie notatek ze spotkania
• wyciągnąć wnioski z danych zapisanych w arkuszu kalkulacyjnym
• spersonalizować szablon oferty lub umowy pod konkretnego odbiorcę.

Funkcje dołączania plików eliminują konieczność przełączania się między aplikacjami i ręcznego kopiowania treści. Cała praca z dokumentem odbywa się w jednym oknie konwersacji z Copilotem.

Planowanie spotkań przy wykorzystaniu Copilot

Spotkanie, za pomocą Copilot, możemy zaplanować używając np. następującego polecenia "Zaplanuj 30 minut z Anną i Markiem w przyszłym tygodniu, zarezerwuj salę i dodaj agendę".

Copilot korzysta z Work IQ – uwzględnia e-maile, spotkania, rezerwacje w kalendarzu i relacje biznesowe między osobami.

W przykładzie tworzymy spotkanie na temat podsumowania z zarządu:

• wpisujemy w Copilot prompt

  Zaplanuj spotkanie z Anną Mrozek i Akademią Avendi w przyszłym tygodniu na temat podsumowania spotkania zarządu. Spotkanie ma być w sali. Zarezerwuj salę i przygotuj agendę spotkania.

  Po wpisaniu prompta klikamy Enter. W odpowiedzi powinniśmy otrzymać propozycje terminów. Wybieramy termin i akceptujemy przyciskiem Enter. W przykładzie wybieramy godziny 9:00 - 9:30

  

• piszemy kolejny prompt, w którym prosimy o rezerwację sali i przygotowanie agendy spotkania. Powinniśmy otrzymać odpowiedź z propozycją rezerwacji. Akceptujemy rezerwację i prosimy o dodanie uczestników spotkania.

  

  Spotkanie powinno zostać utworzone w kalendarzach wszystkich uczestników.

  Jeśli nie chcemy akceptować propozycji spotkania, możemy kontynuować rozmowę z Copilot dotąd, aż zaproponuje spotkanie we właściwym terminie.

Uwagi:

• jeśli nie otrzymasz od Copilot oczekiwanej odpowiedzi np. nie potrafi znaleźć maila lub wolnego terminu w kalendarzu, ponów prośbę o wykonanie zadania
• wiadomości i pytania, które otrzymasz od Copilot będą inne niż te, które prezentujemy w przykładzie. Copilot za każdym razem generuje inną odpowiedź
• dostępne opcje w Copilot zależne są od wersji programu - Copilot jest nowym, dynamicznie rozwijanym narzędziem, i jest często aktualizowany
• Copilot może popełniać błędy - weryfikuj wiadomość przed jej wysłaniem.

Copilot w Outlooku potrafi odciążyć Cię w codziennej pracy z pocztą. Jednak jakość jego odpowiedzi zależy od tego, jak formułujesz polecenia. Im bardziej precyzyjny prompt, tym lepsza odpowiedź. W naszym artykule prompty AI do tworzenia tekstów znajdziesz informacje, jak pisać skuteczne polecenia dla sztucznej inteligencji.

Jeśli chcesz przećwiczyć wykorzystanie AI w MS Office zajrzyj na nasz kurs AI w pracy biurowej.