Szybki kontakt




Program MS Outlook zawiera wbudowaną funkcję tworzenia i monitorowania zadań, w ramach której możemy:

  • dodawać zadania jednorazowe i cykliczne
  • ustalać i przypisywać daty realizacji zadań
  • monitorować status realizacji zadań i wysyłać przypomnienia
  • grupować zadania w listy i kategorie
  • filtrować pojedyncze zadania i grupy zadań
  • przydzielać zadania innym osobom i akceptować lub odrzucać zadania przydzielone nam przez innych
  • wyświetlać flagi przypisane do zadań w różnych lokalizacjach programu Outlook
  • dołączać do zadań pliki, tabele, wykresy i inne elementy

Tworzenie zadań

Aby utworzyć nowe zadanie należy, na karcie Narzędzia główne, kliknąć polecenie Nowe elementy i wybrać opcję Zadanie. Można też utworzyć zadanie klikając dwuklikiem lewego przycisku myszy w obszar oznaczony „Kliknij tutaj, aby dodać nowy element: Zadanie”.

Outlook tworzenie zadania

W oknie dialogowym, które się pojawi, tworzymy zadanie:

Outlook przykład zadania

Dla każdego zadania możemy ustawić kilka standardowych opcji, za pomocą których łatwiej nam będzie zarządzać zadaniami i je monitorować:

  • Data rozpoczęcia i termin wykonania – zadania możemy wyświetlać na różnych listach programu Outlook na podstawie daty rozpoczęcia lub daty wykonania.
  • Stan – postęp każdego zadania możemy monitorować. Dysponujemy następującymi opcjami stanu: Nierozpoczęte, W trakcie wykonywania, Wykonane, Oczekiwanie na kogoś, Odłożone. Możemy również wskazać procentową wartość postępu wykonania zadania. Ustawienie wartości na 100% zmienia stan zadania na Wykonane.
  • Priorytet – możemy określić priorytet, aby dodać do zadania wizualny wskaźnik stopnia jego ważności. Domyślnie zadanie tworzone jest z priorytetem Normalny. Niski priorytet oznaczany jest niebieską strzałką skierowaną w dół. Wysoki priorytet reprezentowany jest przez ikonę czerwonego wykrzyknika. Na podstawie przypisanego priorytetu możemy sortować i filtrować zadania.
  • Cykl – dla zadań cyklicznych możemy skonfigurować ich powtarzalność np. generowanie raportu sprzedażowego co tydzień. Na liście zadań widoczna jest tylko bieżąca instancja zadania cyklicznego. Kolejna instancja zadania jest tworzona dopiero po oznaczeniu bieżącej instancji jako zadanie wykonane
  • Kategoria – do zadań możemy przypisywać kategorie oznaczone kolorem, aby powiązać je np. z wiadomościami
  • Przypomnienie – przypomnienie pojawia się do momentu odłożenia zadania lub oznaczenia go jako wykonane
  • Prywatność – oznaczenie zadania jako prywatne uniemożliwia innym użytkownikom, którzy mają dostęp do naszego konta, zobaczenie szczegółów zadania.

Wpisanie tematu zadania jest wymagane, pozostałe ustawienia zadań są opcjonalne.

Aby utworzyć zadanie cykliczne, należy otworzyć istniejące zadanie i kliknąć w nim ikonę Cykl. Pojawi się wówczas okno dialogowe Cykl zadania, w którym można ustawić częstotliwość, z jaką zadanie ma być wykonywane. Można też ustawić datę rozpoczęcia i zakończenia cyklu.

Outlook zadania cykliczne

Aby oznaczyć zadanie flagą monitującą lub innym znacznikiem, należy je otworzyć i na karcie narzędzi Zadanie, z grupy narzędzi Tagi, wybrać odpowiednią flagę.

Jeśli oznaczymy zadanie flagą przy wykorzystaniu opcji „W tym tygodniu” lub „W przyszłym tygodniu”, program ustawi datę rozpoczęcia zadania na pierwszy dzień roboczy wskazanego tygodnia oraz datę ukończenia na ostatni dzień roboczy tego tygodnia.

Aby ustawić niestandardową flagę, należy wybrać opcję Niestandardowe i w oknie dialogowym, o nazwie Niestandardowe, kliknąć listę rozwijaną przy znaczniku Flaga.

Outlook zadania flagi

Informacja o rodzaju wybranej flagi niestandardowej pojawia się w wiadomości. W poniższym przykładzie wybrana jest flaga „Przeczytaj”.

Outlook flaga niestandardowa

Tworzenie zadania na podstawie wiadomości e-mail

Aby utworzyć zadanie na podstawie wiadomości e-mail, należy wskazać wiadomość na liście wiadomości i kliknąć prawym przyciskiem ikonę flagi. Następnie należy wybrać datę ukończenia: Dzisiaj, Jutro, W tym tygodniu, W następnym tygodniu, Brak daty lub Niestandardowe.

Należy pamiętać, że usunięcie wiadomości spowoduje również usunięcie jej z naszej listy zadań.

Outlook zadanie z wiadomości e-mail

Oznaczenie wiadomości e-mail flagą dodaje wiadomość do domyślnego widoku Lista zadań. Nie jest jednak tworzone zadanie w folderze zadań.

Outlook - zadanie e-mail przykład

Jeśli chcesz, aby wiadomość e-mail pojawiła się w folderze zadań, przeciągnij wiadomość do ikony Zadania na pasku nawigacji. W momencie, gdy wskaźnik myszy przyjmie kształt plusa zwolnij przycisk myszy. Po zwolnieniu przycisku myszy pojawi się okno dialogowe Zadanie, zawierające informacje z wiadomości e-mail. W oknie tym można ustawić datę wykonania zadania.

Aktualizowanie zadań

Aby zaktualizować zadanie, należy kliknąć na nie dwuklikiem myszy. Otworzy się wówczas okno dialogowe, w którym można zmienić ustawienia dotyczące zadania.

Sortowanie zadań

Aby posortować zadania, można kliknąć w nagłówek pola np. Termin wykonania, według którego chcemy wykonać sortowanie. Można też użyć zaawansowanych ustawień widoku. Aby to zrobić, klikamy strzałkę rozwijaną w grupie narzędzi Rozmieszczenie i wybieramy opcję Ustawienia widoku. Pojawi się wówczas okno dialogowe Ustawienia zaawansowane widoku: Lista uproszczona. W oknie tym klikamy opcję Grupuj według, która wywoła okno dialogowe Grupowanie według. W oknie tym wskazujemy pola, według których chcemy pogrupować zadania i sposób ich posortowania.

Outlook - sortowanie zadań

Zmiana statusu zadania na ukończone

Aby oznaczyć zadanie jako ukończone, można kliknąć na nim prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Oznacz jako ukończone. Wówczas zmieni się rodzaj flagi i tytuł zadania zostanie przekreślony.

Usuwanie zadań z listy

Aby usunąć zadanie z listy, klikamy na nim prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybieramy polecenie Usuń. Wówczas zadanie przeniesione zostanie do kosza.

Przydzielanie zadań innym osobom

W programie Outlook możemy przydzielać zadania innym osobom, a inni mogą przydzielać zadania dla nas. Aby przydzielić komuś zadanie, należy kliknąć na zadaniu prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybrać polecenie „Przydziel zadanie” oraz wpisać adres e-mail osoby, której chcemy zadanie przydzielić. Przydzielone zadania oznaczane są na liście zadań niebieską ikoną reprezentującą osobę.

Outlook przydzielanie zadań

W czasie przydzielania zadania możemy zdecydować, czy chcemy przechowywać jego kopię na swojej liście zadań, czy jedynie przenieść je na listę zadań adresata. Do momentu akceptacji zadania przez adresata będzie ono dostępne na naszej liście zadań.

Po przydzieleniu zadania do innej osoby, staje się ona właścicielem zadania. My nie możemy już aktualizować informacji w oknie tego zadania. Jeśli zachowamy kopię zadania na naszej liście zadań, możemy śledzić postęp jego realizacji. W domyślnej konfiguracji, Outlook automatycznie wysyła nam raport o stanie zadania po jego aktualizacji przez osobę, której zadanie zostało przydzielone.

Osoba otrzymująca zadanie może je zaakceptować lub odrzucić. Jeśli zadanie zostanie odrzucone, nie jest ono automatycznie przywracane na naszą listę zadań. Należy je odzyskać. W celu odzyskania zadania, otwieramy dwuklikiem lewego przycisku myszy zadanie i w oknie dialogowym, w grupie narzędzi Zarządzanie zadaniem, wybieramy opcję Powróć do listy zadań.

Jeśli inna osoba przydzieli nam zadanie, otrzymamy żądanie jego wykonania. Szczegóły przydzielonego nam zadania możemy zaktualizować, podobnie jak szczegóły zadań tworzonych przez nas. Aby zadanie zaakceptować lub odrzucić, otwieramy je dwuklikiem lewego przycisku myszy i w grupie narzędzi Odpowiadanie wybieramy odpowiednią opcję.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.